Un audit, c'est trois temps

En valse, le premier temps donne le rythme, et c'est souvent celui du milieu qu'on rate. On perd le pas, et patatras. En audit, c'est pareil : on saute le temps du milieu, et c'est l'audit qui trébuche.

16h55.Le directeur a déjà sa veste sur le bras. L'auditeur feuillette ses notes, un peu paniqué : « Heu… on fait la clôture rapidement ? »

Deux semaines plus tard, le rapport arrive. Deux écarts dont personne n'avait entendu parler en réunion. Un troisième, très contestable, parce que la preuve « n'est pas claire ». L'audit part en négociation.

Les écarts étaient peut-être fondés. Ce qui a manqué, c'est un temps : celui qu'on ne voit jamais dans le plan d'audit.

Trois temps, pas trois chapitres de norme

Ce découpage n'est pas celui d'un référentiel. La norme ISO 19011, qui encadre la conduite des audits, détaille bien plus d'étapes. Les trois temps dont je parle ici sont ceux que l'on vit dans la journée, face aux audités : l'ouverture, la préparation de la clôture, la clôture.

Avant eux, il y a la préparation de l'audit, qui consiste à digérer le contexte de l'entreprise bien plus qu'à remplir une grille de questions. Après eux, il y a le rapport. Les deux auront leur note dans ce carnet.

1L'ouverture donne le tempo

C'est en réunion d'ouverture que vous endossez le costume. Objectifs, périmètre, plan, interlocuteurs, et la façon dont les constats seront remontés en cours de journée.

Ce dernier point compte plus qu'il n'y paraît. Annoncer dès le matin que les constats seront partagés au fil de l'eau, c'est déjà préparer la clôture : personne ne doit y découvrir un écart pour la première fois.

L'ouverture lance l'audit. C'est à cet instant que les audités se font une idée de l'exercice qui les attend et une idée de leur auditeur du jour !

2Préparer la clôture, le temps qu'on sacrifie

Fin de journée. Tout le monde est sorti. Vous êtes seul, avec une demi-heure, parfois moins.

On connaît tous ce moment. Les notes griffonnées dans la journée. Les écarts qu'on a en tête mais pas encore formalisés. Le stress de devoir tout remettre au propre avant que tout le monde revienne dans la salle.

Ces trente minutes servent à relire vos constats, à vérifier que chacun tient, et à décider de ce que vous présenterez. Vérifier qu'un constat tient, c'est le passer au crible de trois questions :

• Le faitqu'est-ce que j'ai vu, qu'est-ce qui ne fonctionnait pas, et avec quelle preuve ?
• L'exigencequelle exigence, interne ou normative, n'est pas satisfaite ?
• Le risquequ'est-ce que ça met en jeu ? C'est lui qui justifie le niveau du constat.

Un constat auquel il manque l'un des trois est invérifiable. Il ne tiendra pas en réunion, et il tiendra encore moins dans un rapport relu deux semaines plus tard.

C'est pourtant le temps qu'on sacrifie, ou qu'on oublie.

« Ce que vous prononcez en clôture pèse autant, voire plus, que ce que vous écrirez. »

Le jour même, peu d'audités auront accès à votre rapport. Ce qu'ils retiennent, c'est ce que vous dites à l'oral, en clôture. C'est pour cela qu'il faut s'y préparer.

3La clôture, une sortie aussi soignée que l'entrée

C'est là que vous êtes jugé sur votre qualité d'auditeur et sur la valeur de l'audit que vous avez réalisé.

Trois conditions : des constats qui arrivent déjà consolidés, un discours clair, et les bons messages, parce que vous avez pris le temps d'y réfléchir. J'insiste sur ce dernier point.

Quand la préparation a eu lieu, la clôture devient le moment où l'on s'aligne. Vous mettez l'accent sur les sujets qui comptent vraiment, et la direction repart avec eux, pas avec une liste à négocier.

Le jour même, l'oral ; ensuite, l'écrit

La clôture ne clôt pas tout. Quelques mois plus tard, l'auditeur n'est plus là, les gens ont parfois changé de poste, et il ne reste que le rapport pour remonter le temps.

« C'était quoi, déjà, la non-conformité ? » Combien de fois j'ai posé cette question en passant derrière un audit, sans que l'audité s'en souvienne.

La conclusion du rapport est souvent la seule partie que lisent les managers. Elle doit être le reflet de ce qui a été dit en réunion de clôture. Si les deux disent la même chose, l'audit continue de servir. S'ils divergent, le rapport rouvre la négociation que la clôture devait fermer.

Une compétence qui se travaille

Oui, ce n'est pas facile. C'est aussi pour ça qu'être auditeur est une vraie compétence, qui se travaille et s'entretient. Elle ne se résume pas à connaître la norme : un audit de qualité ne se joue pas dans un document, il se joue dans l'échange.

Et vous, un « moment de solitude » en clôture à partager ?